Offre d’emploi : Coordonnateur à l’administration et au service à la clientèle

Qui nous sommes

Fondé en 1992, Hommes Québec est un organisme à but non lucratif qui encourage l’expression libre des pensées et des émotions entre hommes afin qu’ils grandissent ensemble. Son fondateur, Guy Corneau, psychanalyste, conférencier et auteur, suite au succès de son livre Père manquant, fils manqué, a voulu s’impliquer socialement en fondant Hommes Québec. Depuis, des centaines de groupes de parole et d’écoute se réunissent à travers le Québec grâce aux subventions du ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec.

Description du poste

Nommée par le directeur général, la personne titulaire de ce poste est responsable de fournir un appui opérationnel et stratégique. Elle assure notamment le lien entre l’équipe de la direction, les membres et la communauté. Elle s’occupe de coordonner la vie associative en collaboration avec l’intervenant social, de la gestion et de suivis de projets.  Elle planifie, organise, dirige et contrôler l’ensemble des activités d’Hommes Québec lié à l’administration, à la comptabilité, à la gestion informationnelle et au service à la clientèle. Elle est responsable d’évaluer les pratiques actuelles et de mettre en œuvre des solutions afin d’améliorer l’efficacité du service et des ressources en place. Elle doit maitriser les domaines administratifs, financiers et informatiques.

Les principales responsabilités sont :

• Gérer et coordonner, au niveau national, l’administration, la gestion informationnelle et les finances d’Hommes Québec
• Gérer l’élaboration, l’implantation et le contrôle d’outils d’administration et de service à la clientèle
• Encadrer, soutenir et motiver le personnel et les bénévoles sous sa charge 

Plus précisément, la personne aura à relever les défis suivants :

Comptabilité

• Faire la tenue des livres comptables sur un logiciel de comptabilité
• Produire les états financiers et les bilans mensuels
• Préparer l’audit annuel
• Garder à jour les comptes régionaux et soutenir les régions dans leur comptabilité
• Effectuer les paiements aux fournisseurs et autres
• Effectuer des remboursements aux employés et membres
• Effectuer le paiement de salaires, avantages sociaux et vacances aux employés
• Effectuer des retenues à la source et la remise gouvernementale (DAS, TPS, TVQ, etc.)
• Percevoir les comptes recevables et cotisations
• Assister la direction générale dans la production du budget annuel
• Veille sur les mises à jour des normes comptables

Administration

• Assister aux rencontres de divers comités et rédiger les comptes rendus
• Gérer les boîtes de courriels de l’organisme, les requêtes, les inscriptions des membres à l’infolettre et les demandes d’adhésion
• Maintenir à jour les bases de données
• Réaliser le recensement des membres
• Gérer le matériel et la flotte informatiques
• Gérer l’archivage et l’entrepôt
• Produire les redditions de compte
• Assurer la sécurité des données de l’organisme, du respect des lois et la confidentialité des renseignements
• Maintenir à jour les assurances de l’organisme
• Maintenir à jour les divers registres (REQ, ARC, etc.)
• Veille sur les mises à jour des administratives pour les OBNL
• Répondre aux demandes de soutien administratif des régions, des employés et des bénévoles
• Effectuer toutes autres tâches nécessaires aux opérations et en lien avec les activités de l’organisation à la demande de la direction générale

Communication

• Participer à la conception, la stratégie et à la mise en œuvre des activités de promotion et de communication auprès des membres et de la population, notamment pour le Prix Hommage Guy Corneau
• Effectuer la gestion des courriels, de la téléphonie, des bases de données et des plateformes de partage (TEAMS, ZOOM, et autres)
• Réaliser des sondages, analyser les résultats et produire les rapports qui en découlent

Coordination de projets

• Planifier, organiser et coordonner la logistique des Assises et des Conseils de Réseau avec la participation et le soutien de la direction générale et l’appui du comité organisateur
• Organiser les activités associatives de l’organisme ainsi que les assemblées générales annuelles en collaboration avec la direction générale
• Organiser les activités associatives de l’organisme ainsi que les assemblées générales annuelles en collaboration avec la direction générale

Stratégie

• Alimenter la réflexion de la direction générale sur la réalisation de la mission de l’organisme et de ses orientations
• Collaborer, avec la direction générale, à la création de solutions et à l’atteinte des objectifs et des orientations stratégiques de l’organisation
• Rédiger des bilans et divers rapports reliés aux activités de l’organisation
• Assurer la concertation et la mobilisation des membres de l’organisme

Expérience souhaitée

Disposer de 3 à 5 ans d’expérience et une technique en bureautique ou baccalauréat en administration des affaires ou administration publique, en gestion d’entreprise ou d’organisme, en gestion de projet, en service à la clientèle, en planification d’événement, ou un cumul intéressant d’expériences dans l’un de ces domaines avec des études universitaires ou collégiales dans un domaine connexe. La personne titulaire de ce poste devrait bénéficier d’une expérience antérieure au sein d’OBNL ainsi qu‘en supervision de bénévoles.      

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Compétences requises

• Compétences en comptabilité et gestion financière avancées
• Compétences informatiques avancées incluant une bonne connaissance des consoles d’administration de Microsoft 365, de Google Workspace et de base de données (CiviCRM)
• Capacité à gérer simultanément plusieurs projets en respectant des échéanciers serrés
• Bonne connaissance du milieu communautaire (OBNL), associatif et bénévole
• Autonomie, rigueur et sens de l’initiative et de la décision.
• Maîtrise supérieure de la langue française à l’oral et à l’écrit sera considéré comme un atout
• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles sera considéré comme un atout
• Expérience en santé et bien-être des hommes souhaitables
• Une base en multimédia sera considérée comme un atout
• Disponibilité et capacité à voyager à travers le Québec
• Capacité de résolution de problèmes
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Leadership et esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Patience et flexibilité
• Anglais fonctionnel

Condition d’emploi

• Échelle salariale : 42436 $ et 47 741 $ selon expérience et formation
• Nombre d’heures : 35 heures par semaine
• Date d’entrée en poste : 27 novembre 2023
• Type d’emploi : Coordination, administration et gestion financière
• Disponibilité : Temps plein, permanent. Doit être disponible certains soirs et fins de semaine à l’occasion
• Lieu : Télétravail

Avantages concurrentiels

• Équipe dynamique et motivée par la mission
• 3 semaines de vacances
• Congé au temps des fêtes du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Congés spéciaux – 12 jours / année
• REER collectif après un an
• Flexibilité d’horaire

Comment postuler

Faites parvenir votre dossier de candidature (curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation), au plus tard le 3 novembre 2023 par courriel à : dg@hommesquebec.ca.

Seuls les candidats retenus seront contactés.